Poniżej wszystko po kolei, z podstawami prawnymi, które musimy podać. O wgląd, poprawienie albo usunięcie danych poproś mailem na contact@digiwisesystems.com.
Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem Twoich danych jest DIGIWISE GROUP LTD, spółka zarejestrowana w Anglii i Walii pod numerem 13384517, z siedzibą pod adresem 244 Newport Road, Cardiff, CF24 1RR, United Kingdom. Digiwise Systems to nazwa handlowa tej spółki.
W sprawach danych osobowych pisz na contact@digiwisesystems.com albo listownie na adres siedziby.
Nie mamy wyznaczonego inspektora ochrony danych - przy naszej skali prawo tego nie wymaga.
Jakie prawo stosujemy
Jesteśmy spółką brytyjską, więc podstawą są brytyjskie przepisy: UK GDPR, Data Protection Act 2018 oraz Privacy and Electronic Communications Regulations (PECR, przepisy o cookies i komunikacji elektronicznej). Nasze usługi są przeznaczone dla firm w Wielkiej Brytanii - rozmawiamy z nimi po polsku i po angielsku. Nie kierujemy naszej oferty ani reklam do firm i osób w Unii Europejskiej.
Jakie dane zbieramy i po co
Gdy przeglądasz stronę
Serwer, na którym stoi strona, zapisuje w dzienniku podstawowe informacje o każdym wejściu: adres IP, rodzaj przeglądarki i systemu, adres odwiedzonej podstrony oraz datę i godzinę. Robi to każdy serwer w internecie - bez tego nie da się wykrywać awarii ani odpierać ataków.
- Cel: działanie i bezpieczeństwo strony.
- Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes - bezpieczna, działająca strona (art. 6 ust. 1 lit. f UK GDPR).
- Jak długo: tyle, ile nasz dostawca hostingu (Hostinger) przechowuje dzienniki na potrzeby bezpieczeństwa i wykrywania awarii - to krótki, techniczny okres; nie używamy ich do niczego innego.
Nie ustawiamy żadnych ciasteczek analitycznych ani reklamowych. Szczegóły w polityce cookies.
Gdy wysyłasz formularz kontaktowy
Zapisujemy to, co wpiszesz: treść wiadomości i adres e-mail, oraz datę i godzinę wysłania. Adresu IP przy zgłoszeniu nie zapisujemy.
Żeby formularza nie zasypał spam, serwer przez 15 minut pamięta, ile zgłoszeń wyszło z danego adresu IP (najwyżej 10). Ten licznik żyje tylko w pamięci serwera - nie trafia do bazy ani na dysk i znika po 15 minutach.
- Cel: odpowiedź na Twoje pytanie i rozmowa o ewentualnej współpracy.
- Podstawa: działania, o które prosisz przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b UK GDPR), a gdy piszesz w imieniu firmy - nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f). Limit zgłoszeń: prawnie uzasadniony interes w ochronie formularza przed nadużyciami.
- Jak długo: jeśli nie zaczniemy współpracy - 12 miesięcy od naszego ostatniego kontaktu, potem usuwamy zgłoszenie z bazy i powiadomienie o nim ze skrzynki. Jeśli zaczniemy - przez czas współpracy i 6 lat po jej zakończeniu (więcej w części „Gdy zostajesz naszym klientem”).
Po wysłaniu formularza zgłoszenie trafia do naszej bazy danych (Supabase), a powiadomienie o nim - mailem (przez Resend) na naszą skrzynkę kontaktową.
Gdy piszesz do nas e-mail
Mamy Twój adres, treść wiadomości i to, co w niej podasz (np. dane w podpisie).
- Cel: odpowiedź i dalsza korespondencja.
- Podstawa: działania przed zawarciem umowy albo nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. b lub f UK GDPR).
- Jak długo: jeśli nie zaczniemy współpracy - 12 miesięcy od naszego ostatniego kontaktu, potem usuwamy wiadomości (skrzynkę przeglądamy i czyścimy regularnie). Jeśli zaczniemy - przez czas współpracy i 6 lat po jej zakończeniu.
Gdy piszesz na WhatsAppie
Przycisk „Napisz na WhatsAppie” otwiera zwykły link do WhatsAppa i wkleja do wiadomości tekst wpisany w polu. Nasza strona nie ładuje przy tym żadnego kodu WhatsAppa ani Meta - do WhatsAppa przechodzisz dopiero po kliknięciu.
W rozmowie widzimy Twój numer telefonu, nazwę profilu i to, co napiszesz.
- Cel: odpowiedź i rozmowa o współpracy.
- Podstawa: jak przy formularzu (art. 6 ust. 1 lit. b lub f UK GDPR).
- Jak długo: jeśli nie zaczniemy współpracy - 12 miesięcy od naszego ostatniego kontaktu, potem usuwamy rozmowę. Jeśli zaczniemy - przez czas współpracy i 6 lat po jej zakończeniu.
Za samą aplikację i Twoje konto odpowiada WhatsApp (grupa Meta) na własnych zasadach - opisuje je polityka prywatności WhatsApp.
Gdy umawiasz rozmowę
Link do wyboru terminu wysyłamy w odpowiedzi na Twoją wiadomość. Rezerwację obsługuje Cal.com: podajesz imię i adres e-mail, wybierasz termin i możesz dopisać notatkę do rozmowy. Samą rozmowę prowadzimy przez Zoom albo Google Meet.
- Cel: umówienie i przeprowadzenie rozmowy.
- Podstawa: działania, o które prosisz przed zawarciem umowy, albo nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. b lub f UK GDPR).
- Jak długo: jak przy formularzu - jeśli nie zaczniemy współpracy, 12 miesięcy od naszego ostatniego kontaktu; jeśli zaczniemy - przez czas współpracy i 6 lat po jej zakończeniu.
Gdy zostajesz naszym klientem
Gdy zaczynamy współpracę, zgłoszenie, korespondencja i rozmowy z Tobą stają się częścią dokumentacji tej współpracy (oferta, ustalenia, rozliczenia).
- Cel: wykonanie umowy, rozliczenia i obrona w razie ewentualnego sporu.
- Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b UK GDPR), nasze obowiązki prawne w zakresie dokumentacji podatkowej i księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w obronie przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f).
- Jak długo: przez czas współpracy i 6 lat po jej zakończeniu. Tyle w Wielkiej Brytanii trwa podstawowy termin na dochodzenie roszczeń z umowy, a urząd skarbowy (HMRC) wymaga przechowywania dokumentacji podatkowej spółki przez 6 lat.
Gdy publikujemy treści w serwisach społecznościowych
Publikujemy treści naszej firmy i naszych klientów na ich profilach w serwisach Meta (Facebook, Instagram), Google (YouTube) i LinkedIn. Żeby to robić, konto w danym serwisie łączy się z naszym systemem: serwis przekazuje nam klucz dostępu do profilu, nazwę i identyfikator profilu lub strony, a po publikacji - statystyki postów (np. liczbę wyświetleń), jeśli serwis je udostępnia. Treść postów (tekst, zdjęcia, filmy) może zawierać dane osób, które się na nich pojawiają - publikujemy je tylko za zgodą klienta, który je nam przekazał.
- Cel: przygotowanie, publikacja i mierzenie wyników treści na profilach firmy i klientów.
- Podstawa: wykonanie umowy z klientem (art. 6 ust. 1 lit. b UK GDPR), a przy treściach naszej firmy - nasz prawnie uzasadniony interes w promocji własnej działalności (art. 6 ust. 1 lit. f).
- Jak długo: klucze dostępu - do odłączenia konta; po odłączeniu usuwamy je z naszego systemu (dostęp po stronie serwisu odbierasz w ustawieniach swojego konta w tym serwisie). Treści i statystyki - jak dokumentacja współpracy: przez czas współpracy i 6 lat po jej zakończeniu. Pliki mediów (zdjęcia, filmy) usuwamy z naszego systemu 30 dni po publikacji - zostają na profilu w serwisie.
- Jak usunąć dane: napisz na contact@digiwisesystems.com - odłączymy konto i usuniemy dane, które otrzymaliśmy z serwisu, w ciągu miesiąca.
Klucze dostępu przechowujemy zaszyfrowane, a dostęp do nich ma tylko administrator.
Marketing
Nie wysyłamy newslettera ani maili reklamowych. Jeśli kiedyś zaczniemy, zapytamy Cię o osobną zgodę - nie wykorzystamy do tego adresu podanego w formularzu bez Twojej wyraźnej zgody.
Czy musisz podać dane
Nie musisz. Ale bez adresu e-mail nie odpowiemy na formularz, a bez numeru telefonu nie ma rozmowy na WhatsAppie - to po prostu nasz jedyny sposób, żeby do Ciebie wrócić.
Komu powierzamy dane
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich nikomu do jego własnych celów. Korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze zlecenie i według naszych poleceń (podmioty przetwarzające):
| Dostawca | Do czego | Gdzie są dane |
|---|---|---|
| Hostinger | serwer strony i poczta e-mail | Wielka Brytania |
| Supabase | baza zgłoszeń z formularza | Irlandia (UE) |
| Resend | wysyłka powiadomień o zgłoszeniu | wysyłka z Irlandii (UE), firma z USA |
| Cal.com | rezerwacja terminu rozmowy | USA |
| Zoom albo Google (Meet) | rozmowa wideo | USA i inne kraje |
Treści, które publikujemy, trafiają do serwisów Meta Platforms Ireland Ltd (Facebook, Instagram), Google Ireland Ltd (YouTube) i LinkedIn Ireland Unlimited Company. Te serwisy nie działają na nasze zlecenie: przetwarzają dane jako osobni administratorzy, na własnych zasadach (dane mogą trafiać do USA i innych krajów).
Dane mogą też trafić do naszych doradców (np. księgowego, prawnika) w zakresie potrzebnym do ich pracy, a także do organów państwa, jeśli wymaga tego prawo.
Przekazywanie danych poza Wielką Brytanię i Europejski Obszar Gospodarczy
Część naszych dostawców to firmy z USA albo korzysta z serwerów poza UK i EOG. Przekazujemy dane tylko wtedy, gdy są odpowiednio chronione:
- do firm w USA certyfikowanych w programie UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework (tzw. UK-US data bridge) - na podstawie brytyjskich przepisów uznających ten program za bezpieczny;
- w pozostałych przypadkach - na podstawie umów z klauzulami ochrony danych zatwierdzonych przez brytyjskie prawo (International Data Transfer Agreement albo brytyjski aneks do standardowych klauzul umownych UE).
Kopię zabezpieczeń stosowanych przy konkretnym dostawcy wyślemy Ci na prośbę.
Jak dbamy o bezpieczeństwo
- Strona działa w całości przez szyfrowane połączenie (HTTPS).
- Baza zgłoszeń jest zamknięta dla przeglądarek - zapisać do niej może tylko nasz serwer, odczytać tylko my.
- Nie zapisujemy treści zgłoszeń w dziennikach serwera.
Twoje prawa
Masz prawo:
- wiedzieć, co o Tobie mamy, i dostać kopię tych danych;
- poprawić dane nieprawdziwe albo niepełne;
- usunąć dane, gdy nie są już potrzebne albo gdy przetwarzamy je bez podstawy;
- ograniczyć ich przetwarzanie, np. na czas wyjaśniania, czy są poprawne;
- przenieść dane podane nam przez Ciebie do innej firmy - w popularnym formacie pliku;
- sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
- wycofać zgodę w każdej chwili, jeśli na niej coś się opiera - bez wpływu na to, co działo się wcześniej.
Żeby skorzystać z któregoś prawa, napisz na contact@digiwisesystems.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Czasem poprosimy o potwierdzenie, że to naprawdę Ty - żeby nie oddać Twoich danych komuś obcemu.
Skarga
Jeśli uważasz, że coś robimy źle, napisz najpierw do nas na ten sam adres - rozpatrzymy skargę i powiemy, co z nią zrobiliśmy. Masz też prawo złożyć skargę do brytyjskiego organu nadzorczego: Information Commissioner’s Office (ico.org.uk, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF).
Linki do innych stron
Na stronie linkujemy do stron naszych klientów (w realizacjach) i do innych serwisów. Po przejściu na nie obowiązują ich własne zasady prywatności - nie mamy na nie wpływu.
Dzieci
Nasze usługi są dla firm. Strona nie jest kierowana do dzieci i świadomie nie zbieramy ich danych.
Zmiany tej polityki
Gdy zmienimy sposób, w jaki korzystamy z danych (np. nowy dostawca), zaktualizujemy tę stronę i datę na górze. O istotnych zmianach, które Cię dotyczą, napiszemy bezpośrednio, jeśli mamy Twój kontakt.